Berikut langkah mendetail yang sebaiknya dijalankan secara berurutan:
- Konfirmasi Resign Secara Resmi
- Pastikan karyawan membuat surat pengunduran diri resmi.
- Simpan arsip digitalnya, sebagai dasar tindakan teknis berikutnya.
Cek Daftar Akses Karyawan
Buat daftar segala akun yang pernah dipegang karyawan tersebut:
- Email perusahaan (misalnya: nama@perusahaan.com)
- Login cPanel (hosting/domain)
- Akun admin website (WordPress, Joomla, dsb)
- Media sosial (Instagram, Facebook Page, TikTok, dst)
- Google Workspace, Google Drive, Dropbox, dsb.
- Tools lain (CRM, Payment Gateway, Marketplace, dll.)
Tindak Lanjut Akun Email
- Ubah password email.
- Coba di check apakah ada email forwarding yang menuju ke email karyawan tersebut
- Hapus Permanen; Hapus saja apabila email tersebut dibuat sesuai nama karyawan (bukan posisinya misalnya “marketing@namadomain.com”
Login cPanel & Hosting
- Segera ubah password cPanel dan akun FTP jika mantan karyawan punya akses.
- Pastikan tidak ada user baru yang dibuat tanpa sepengetahuan atasan.
- Audit user di cPanel: siapa saja yang punya akses SSH, FTP, atau database.
Akun Admin Website
- Ubah atau nonaktifkan user admin di dashboard (WordPress, dsb).
- Kalau websitenya WordPress: masuk ke Users, edit user, lalu:
- Nonaktifkan akun mantan karyawan, atau
- Ganti password, atau
- Hapus user lalu pindahkan kontennya ke admin lain.
Cek File & Data
- Pastikan mantan karyawan tidak menyimpan file sensitif di laptop/drive pribadinya.
- Kalau pakai Google Drive / Dropbox: Alihkan kepemilikan folder.
Revoke Akses Media Sosial
- Ganti password media sosial yang pernah dipegang.
- Jika pakai Meta Business Suite, hapus mantan karyawan dari role Admin/Page Manager.
- Periksa siapa saja yang punya akses iklan (Meta Ads Manager, TikTok Ads).
Update Internal
- Umumkan ke tim siapa pengganti kontaknya.
- Update signature email, info kontak di website, dan akun publik lainnya.
